Cách nén PDF mà không làm mất chữ ký số

Việc nén tệp PDF được ký điện tử sẽ làm mất hiệu lực chữ ký. Không có cách nào khác với cách nén thông thường, vì chữ ký xác minh byte chính xác của tệp. Thay đổi bất kỳ byte nào và chữ ký không được xác thực. Hướng dẫn này bao gồm bốn quy trình công việc an toàn để thu nhỏ tệp PDF đã ký: nén trước khi ký, sử dụng bản cập nhật gia tăng, chỉ áp dụng tối ưu hóa không mất dữ liệu hoặc ký lại sau khi nén. Nó áp dụng cho Adobe Acrobat, DocuSign, EchoSign, Aadhaar eSign và mọi nền tảng ký dựa trên chứng chỉ. Nó hoạt động trên Windows, Mac và Linux và các khái niệm này được dịch sang iPhone và Android. Đọc tiếp để biết quy trình làm việc chính xác trên mỗi nền tảng, khi nào mỗi tùy chọn đều phù hợp và 11 câu trả lời trực tiếp cho các câu hỏi mà quy trình làm việc chữ ký thường nêu ra nhất.

Tại sao nén làm hỏng chữ ký số

Chữ ký số là hàm băm mật mã của nội dung tệp. Khi bạn ký một tệp PDF, khóa riêng của người ký sẽ mã hóa hàm băm của tệp. Khóa chung có thể giải mã hàm băm đó sau. Nếu bất kỳ ai thay đổi dù chỉ một byte, hàm băm sẽ không còn khớp nữa và chữ ký sẽ báo cáo "không hợp lệ" trong lần xác minh tiếp theo.

Nén thay đổi byte theo định nghĩa. Nó mã hóa lại hình ảnh, tập hợp các phông chữ và sắp xếp lại các đối tượng PDF bên trong. Kết quả là một tệp nhỏ hơn không còn khớp với hàm băm ban đầu. Đó không phải là lỗi; đó là cách chữ ký hoạt động. Bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu đã ký sẽ làm mất hiệu lực chữ ký. Nếu không thì bất cứ ai cũng có thể chỉnh sửa hợp đồng sau khi ký.

Quy trình làm việc 1: nén trước khi ký (được khuyến nghị)

Quy trình làm việc tốt nhất sắp xếp lại các bước. Chuẩn bị PDF ở chất lượng đầy đủ. Nén nó theo kích thước mục tiêu của bạn bằng cách sử dụng Trang chủ nén PDF hoặc Trang mục tiêu 500 KB. Sau đó áp dụng chữ ký số cho tệp nén. Chữ ký ký vào tập tin nhỏ. Nó vẫn có hiệu lực mãi mãi mà không cần nén sau khi ký.

Điều này hoạt động vì việc ký kết xảy ra cuối cùng. Bất kể kích thước tệp khi bạn ký là tệp nào mà chữ ký bảo vệ. Thực hiện thay đổi kích thước trước bước chữ ký.

Quy trình làm việc 2: cập nhật gia tăng trong Adobe Acrobat

Adobe Acrobat hỗ trợ các bản cập nhật gia tăng thêm chữ ký mà không cần viết lại tệp. Các byte đã ký ban đầu vẫn còn nguyên; các trang hoặc bình luận mới sẽ được thêm vào cuối. Điều này có nghĩa là bạn có thể thêm chú thích vào tệp PDF đã ký mà không làm hỏng chữ ký gốc.

Tuy nhiên, tính năng nén không phải là bản cập nhật gia tăng. Nó viết lại tập tin. Ngay cả lệnh Giảm kích thước tệp của Acrobat cũng vô hiệu hóa các chữ ký hiện có. Cách giải quyết là thêm chữ ký thứ hai sau khi nén, hiển thị tệp đã được nén và ký lại. Chữ ký gốc được đánh dấu không hợp lệ trong bảng nhưng chữ ký mới hợp lệ.

Quy trình làm việc 3: chỉ tối ưu hóa không mất dữ liệu

Không phải tất cả tối ưu hóa PDF đều phá vỡ chữ ký. Một số thao tác không mất dữ liệu nhất định (xóa các đối tượng không sử dụng, nén luồng không được nén, dọn dẹp siêu dữ liệu rác) có thể thu nhỏ tệp mà không thay đổi luồng nội dung đã ký. Trình tối ưu hóa PDF của Acrobat có một chế độ gọi là Dọn dẹp để thực hiện chính xác điều này. Trong thực tế, tối ưu hóa không mất dữ liệu sẽ thu nhỏ tệp từ 5 đến 20 phần trăm, chứ không phải mức 70 đến 90 phần trăm mà nén hoàn toàn đạt được.

Nếu bản PDF đã ký của bạn có dung lượng 2 MB và cần đạt 1,6 MB để tải lên thì việc tối ưu hóa không mất dữ liệu có thể là đủ. Nếu cần đạt 500 KB hoặc 100 KB, bạn sẽ cần quy trình ký lại đầy đủ.

Quy trình làm việc 4: ký lại sau khi nén

Ký lại có nghĩa là hủy bỏ chữ ký gốc và áp dụng chữ ký mới. Quy trình làm việc: mở tệp PDF đã ký, xóa chữ ký hiện có (Acrobat yêu cầu xác nhận), nén tệp chưa được ký, sau đó ký lại bằng khóa của bạn.

Điều này hợp pháp đối với các tài liệu nội bộ mà bạn là người ký. Sẽ không hợp pháp đối với các tài liệu được ký bởi một bên khác vì bạn không thể ký tên của họ. Nếu khách hàng đã ký hợp đồng và gửi cho bạn, bạn không thể nén và ký lại hợp đồng đó nếu không có họ.

Loại chữ ký nào bạn có vấn đề

Ba loại chữ ký hoạt động khác nhau khi nén và việc biết bạn chọn loại chữ ký nào sẽ quyết định quy trình làm việc.

• Chữ ký số dựa trên chứng chỉ: bị hỏng bởi bất kỳ thay đổi byte nào. Yêu cầu các quy trình công việc ở trên. Được Adobe Sign sử dụng với chứng chỉ cá nhân, hệ thống eSign của chính phủ (Aadhaar eSign ở Ấn Độ, DigiD ở Hà Lan) và thiết lập PKI doanh nghiệp.
• Chữ ký điện tử (hình ảnh chữ ký): không bị ràng buộc về mặt mật mã. Quá trình nén sẽ mã hóa lại hình ảnh ở chất lượng thấp hơn nhưng chữ ký "hoạt động" theo cách tương tự (về mặt trực quan) vì nó chưa bao giờ được xác minh bằng mật mã ngay từ đầu. Phổ biến ở các cấp độ rẻ hơn của DocuSign và HelloSign miễn phí.
• Quét viết tay một trang đã ký: giống như bất kỳ hình ảnh được quét. Nén là tốt; chữ ký chỉ là pixel.

Quy trình làm việc trong hướng dẫn này áp dụng cho loại một. Loại hai và ba nén giống như bất kỳ tệp PDF nào khác mà không cần xử lý đặc biệt.

Cách kiểm tra xem PDF có chữ ký số thực hay không

Mở tệp PDF trong Adobe Reader (miễn phí). Nhìn lên trên cùng của cửa sổ. Nếu có biểu ngữ màu xanh lam cho biết "Đã ký và tất cả chữ ký đều hợp lệ" hoặc "Ít nhất một chữ ký có vấn đề" thì đó là chữ ký dựa trên chứng chỉ. Nếu không có biểu ngữ thì chữ ký có thể chỉ là một hình ảnh bên trong tệp PDF.

Ở phía bên trái của Reader, Bảng Chữ ký liệt kê từng chữ ký, thời điểm áp dụng và ai đã ký. Chữ ký chứng chỉ hiển thị biểu tượng chứng chỉ. Chữ ký hình ảnh chỉ hiển thị pixel.

Mục tiêu nén cho các tệp PDF đã ký

Khi bạn có thể kiểm soát trình tự (nén rồi ký), hãy chọn mục tiêu rời khỏi khoảng trống. Tệp nén 400 KB được ký bằng chứng chỉ 4 KB sẽ tạo ra tệp có chữ ký 404 KB. Hãy đặt mục tiêu nén ở khoảng 90% giới hạn của cổng để chữ ký không đẩy bạn vượt quá giới hạn.

Các cổng phổ biến chấp nhận các kích thước này cho các tài liệu đã ký:

• Tải lên chữ ký số của chính phủ Vương quốc Anh: mục tiêu 1 MB để lại nhiều chỗ.
• Hộ chiếu Ấn Độ Seva có giấy tờ đã ký: 100 KB là giới hạn cứng; nhằm mục đích cho chữ ký trước 90 KB.
• Đệ trình công chứng điện tử của Hoa Kỳ: 2 MB là điển hình; Chữ ký trước 1,5 MB là an toàn.

Phải làm gì khi cổng yêu cầu tệp đã ký quá lớn

Đôi khi quy trình làm việc được người nhận cố định: họ gửi cho bạn một bản PDF đã ký, bạn cần tải nó lên nơi nào đó có giới hạn kích thước và việc ký lại không phải là một tùy chọn. Hai con đường vẫn còn.

• Yêu cầu người gửi cấp lại bản nén: cách sửa chữa sạch sẽ nhất. Người ký nén về phía mình và ký lại; bạn tải lên bản sao có chữ ký nhỏ hơn.
• Chỉ sử dụng tối ưu hóa không mất dữ liệu: sẽ không đạt được mục tiêu chặt chẽ nhưng có thể giảm từ 10 đến 20%. Đủ cho các hộp có giới hạn 5 MB khi tệp của bạn là 5,5 MB.

Đối với các tài liệu chưa được ký cần đạt kích thước nhỏ, công cụ trình duyệt với mục tiêu đặt trước sẽ đơn giản hơn nhiều; xem phần anh chị em trên cách nén PDF xuống 500 KB cho quy trình làm việc khi không có chữ ký.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể nén tệp PDF đã ký mà không làm hỏng chữ ký không?

Chỉ tối ưu hóa không mất dữ liệu mới bảo tồn chữ kývà nó thường thu nhỏ tệp tối đa từ 5 đến 20 phần trăm. Việc nén hoàn toàn tới 100 KB hoặc 500 KB sẽ phá vỡ mọi chữ ký dựa trên chứng chỉ.

Chữ ký số và chữ ký điện tử là gì?

Chữ ký số dựa trên chứng chỉ và được ràng buộc bằng mật mã vào các byte của tập tin. Chữ ký điện tử thường là hình ảnh của chữ ký được đặt trên trang mà không có chứng chỉ. Chữ ký số bị phá vỡ khi có bất kỳ thay đổi nào; chữ ký điện tử thì không.

Nền tảng nào sử dụng chữ ký dựa trên chứng chỉ?

Adobe Sign với chứng chỉ cá nhân, DocuSign ở cấp cao hơn, Aadhaar eSign ở Ấn Độ, DigiD ở Hà Lan và hầu hết các thiết lập PKI doanh nghiệp. Các cổng thông tin của chính phủ yêu cầu chữ ký số trên hồ sơ thuế và hồ sơ pháp lý đều dựa trên chứng chỉ.

Tôi có thể nén một bản PDF rồi ký tên không?

Đúng. Đây là quy trình làm việc được đề xuất. Nén trước, sau đó ký. Chữ ký ký vào tệp nhỏ và nó vẫn hợp lệ.

Việc thêm chữ ký hình ảnh sau khi nén có làm hỏng quá trình nén không?

KHÔNG. Chữ ký hình ảnh không xác minh byte tệp. Bạn có thể thêm chữ ký hình ảnh sau khi nén và cả quá trình nén và chữ ký vẫn ổn.

Cái nào an toàn hơn cho hợp đồng pháp lý: nén hay để không nén?

Để lại giải nén nếu đã ký. Tính toàn vẹn của hợp đồng pháp lý quan trọng hơn quy mô của nó. Nếu tệp phải nhỏ hơn, hãy làm việc với bên đối tác để ký lại phiên bản nén.

Tôi có thể xóa chữ ký điện tử khỏi tệp PDF không?

Đúng, nếu bạn có quyền ghi. Adobe Acrobat Pro xóa chữ ký thông qua Bảng chữ ký. Reader (miễn phí) không thể. Sau khi xóa, tham chiếu chữ ký vẫn ở trong dấu vết kiểm tra nhưng ràng buộc mật mã không còn nữa.

Tối ưu hóa không mất dữ liệu có thực sự đáng nỗ lực không?

Chỉ khi hồ sơ vượt quá ngân sách từ 10 đến 20 phần trăm. Đối với bất cứ điều gì mạnh mẽ hơn, lossless không thể giúp được. Sử dụng nó khi bạn cần giảm kích thước nhỏ mà không cần chạm vào chữ ký.

Cái nào nhỏ hơn: một bản PDF có chữ ký hoặc cùng một bản PDF không có chữ ký?

các PDF đã ký lớn hơn một chút vì chữ ký thêm 2 đến 8 KB dữ liệu chứng chỉ. Đây là lý do tại sao việc nén trước khi ký thường cho kết quả rõ ràng hơn là nén sau.

Tính năng nén riêng của Adobe Sign có giữ được chữ ký của nó không?

KHÔNG. Adobe Sign không cung cấp tính năng nén sau khi ký một cách chính xác vì nó sẽ phá vỡ chữ ký. Quá trình nén trên ngăn xếp của Adobe diễn ra vào thời điểm tải lên, trước khi ký.

Tôi có thể đọc về người duy trì những hướng dẫn này ở đâu?

các về trang giới thiệu trang web và Ahtisham ul haq Khan, người viết và đánh giá các hướng dẫn kỹ thuật.

Bản PDF được nén và ký lại vẫn có thể được xác minh trước tòa không?

Có, khi việc ký lại được ghi lại. Tòa án chấp nhận các bản sao nén được ký lại miễn là dấu vết kiểm tra cho thấy ai đã nén tệp, thời điểm xảy ra và người ký ban đầu đã cho phép thay đổi. Giữ lại cả hai tệp: phiên bản được ký ban đầu và phiên bản được ký lại được nén, có quy ước đặt tên rõ ràng để trình tự rõ ràng.

Quy trình làm việc an toàn nhất hầu như luôn là nén trước, sau đó ký. Thiết kế bất kỳ đường dẫn tài liệu nào liên quan đến chữ ký theo thứ tự đó.

Chữ ký được đánh dấu thời gian và xác nhận lâu dài

Chữ ký số được đánh dấu thời gian bao gồm chữ ký của cơ quan có dấu thời gian đáng tin cậy phía trên chữ ký của người ký. Điều này được gọi là LTV (xác thực dài hạn) và cho phép chữ ký xác minh thậm chí nhiều năm sau khi chứng chỉ của người ký hết hạn. Việc nén phá vỡ dấu thời gian LTV giống như cách phá vỡ các chứng chỉ thông thường.

Đối với tài liệu LTV, quy tắc nén trước khi ký thậm chí còn quan trọng hơn. Một hợp đồng pháp lý cần LTV phải được định hình và định kích thước trước bước ký kết. Sau khi áp dụng LTV, tệp sẽ ở chế độ chỉ đọc vì mục đích pháp lý; thậm chí loại bỏ khoảng trắng để tiết kiệm 100 byte cũng làm mất hiệu lực chuỗi chữ ký.

Xử lý các tệp PDF được ký bằng nhiều chữ ký

Hợp đồng nhiều người ký đặt ra một thách thức cụ thể. Mỗi người ký thêm chữ ký của họ vào tập tin tích lũy. Người ký A ký hợp đồng trống; người ký B ký vào bản có chữ ký của A; người ký C ký phiên bản với cả hai. Việc nén tại bất kỳ thời điểm nào sẽ phá vỡ mọi chữ ký tiếp theo trong chuỗi.

Quy trình làm việc thực tế cho các tài liệu có nhiều chữ ký:

• Nén hợp đồng trống đến kích thước mục tiêu trước khi bất kỳ ai ký.
• Người ký A ký vào tệp nén. Đừng nén lại.
• Người ký B ký vào file do A trả về. Vẫn chưa nén được.
• Người ký C ký vào tệp do B trả về. Tệp cuối cùng vẫn ở kích thước nén, cộng thêm khoảng 4 KB cho mỗi chữ ký.

Tệp cuối cùng có kích thước gần bằng nén cộng thêm 12 đến 20 KB cho ba chữ ký. Lập kế hoạch mục tiêu nén ban đầu có lưu ý đến chi phí đó.

Có phải tất cả các nền tảng chữ ký số đều phản ứng giống nhau với việc nén không?

KHÔNG. Nền tảng dựa trên chứng chỉ (Adobe Sign với chứng chỉ cá nhân, hệ thống eSign của chính phủ) từ chối mọi hoạt động nén sau ký. Nền tảng dựa trên hình ảnh (DocuSign ở cấp miễn phí, cấp nhập HelloSign) không xác minh byte và xử lý việc nén như bất kỳ chỉnh sửa tệp nào.

Tôi có thể nén tệp PDF có chữ ký Aadhaar không?

Chỉ trước khi Aadhaar eSign được áp dụng. Khi Aadhaar eSign đã ký vào tài liệu, quá trình nén sẽ làm mất hiệu lực chữ ký và yêu cầu ký lại thông qua quy trình eSign, bao gồm xác minh OTP mới.

Cái nào thân thiện với việc nén hơn: Adobe Sign hay DocuSign?

Cả hai đều nghiêm khắc như nhau khi sử dụng chữ ký dựa trên chứng chỉ. Sự lựa chọn phụ thuộc vào quy trình làm việc của bạn chứ không phụ thuộc vào khả năng tương thích nén.

Tôi có thể thêm chú thích vào tệp PDF đã ký và nén không?

Chú thích tồn tại trong các bản cập nhật gia tăng nhưng việc nén hoàn toàn sẽ phá vỡ chữ ký gốc. Trước tiên hãy thêm chú thích dưới dạng cập nhật gia tăng nếu người ký cho phép, sau đó để tệp không nén để duy trì dấu vết kiểm tra.

Nền tảng ký nào gắn cờ các tệp nén là giả mạo?

Mọi nền tảng dựa trên chứng chỉ, bao gồm các thiết lập Adobe Sign, Aadhaar eSign, DigiD, GlobalSign và PKI doanh nghiệp. Cảnh báo giả mạo xuất hiện ngay khi bất kỳ trình xác minh xuôi dòng nào mở tệp. Nền tảng chữ ký dựa trên hình ảnh không gắn cờ bất cứ điều gì vì chúng không xác minh byte.

Bản PDF nén không có dấu có xác minh chữ ký nếu tôi ký sau không?

Đúng. Chữ ký ký các byte tệp hiện tại. Miễn là tệp không thay đổi sau khi ký, chữ ký sẽ có hiệu lực vô thời hạn (hoặc cho đến khi chứng chỉ hết hạn).