So komprimieren Sie PDF auf dem Mac

Die Vorschau auf macOS wird mit einem Filter zum Reduzieren der Dateigröße geliefert, der die meisten PDF-Dateien in drei Sekunden halbiert, und die meisten Mac-Benutzer bemerken ihn gar nicht. Dieser Leitfaden behandelt diesen Filter, die beiden Möglichkeiten zur Behebung seines bekannten Qualitätsproblems, den Automator-Workflow, der den optimierten Filter für immer speichert, und den Browser-Fallback für den Fall, dass die Vorschau zu aggressiv wird. Es gilt für macOS Sonoma, Ventura und jede Version seit Big Sur. Es funktioniert auf Intel Macs und Apple Silicon. Und es deckt gescannte Dokumente, bildreiche PDFs und aus Word exportierte Dateien ab. Die Startdatei wird in etwa einer Minute aktiver Arbeit um 50 bis 90 Prozent gekürzt. Lesen Sie weiter, um die Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Tuning-Tricks zur Aufrechterhaltung der Qualität und elf direkte Antworten auf die Fragen zu erfahren, die Mac-Benutzer am häufigsten zum Komprimieren von PDFs stellen.

Warum der integrierte Filter von Preview allein nicht ausreicht

Der Filter „Dateigröße reduzieren“ von Preview verwendet einen festen Quarzfilter, der im Lieferumfang des Betriebssystems enthalten ist. Der Filter reduziert Bilder auf 72 DPI. Das funktioniert bei textintensiven PDFs, zerstört aber Scans und Fotoseiten. Ein gescanntes 4-MB-Zertifikat vergrößert sich von 4 MB auf 400 KB, aber das Kleingedruckte am unteren Rand der Seite wird unleserlich.

Die Lösung ist ein benutzerdefinierter Quarzfilter, der die Bildauflösung auf 150 DPI statt auf 72 DPI festlegt. Diese Änderung kostet 20 Prozent mehr Dateigröße und sorgt für etwa das Dreifache der visuellen Klarheit. Sobald Sie den benutzerdefinierten Filter gespeichert haben, wird er neben dem Standardfilter für immer in der Vorschau angezeigt.

Methode 1: der integrierte Filter „Dateigröße reduzieren“ (30 Sekunden)

Die integrierte Methode dauert 30 Sekunden und funktioniert für alle PDF-Dateien, bei denen eine extreme Komprimierung in Ordnung ist. Öffnen Sie das PDF in der Vorschau. Wählen Sie in der Menüleiste „Datei“ und „Exportieren“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Quarzfilter“ die Option „Dateigröße reduzieren“ aus. Geben Sie der Datei einen neuen Namen (damit Sie das Original nicht überschreiben), wählen Sie ein Ziel aus und klicken Sie auf „Speichern“. Vorschau erstellt sofort die komprimierte Kopie.

Erwarten Sie je nach Quelle einen Größenrückgang von 50 bis 90 Prozent. Ein gescanntes Zertifikat mit 4 MB ist normalerweise etwa 400 KB groß.

Methode 2: Benutzerdefinierter Quarzfilter für bessere Qualität

Die einmalige Einrichtung der benutzerdefinierten Filtermethode dauert etwa fünf Minuten und bleibt danach für immer verfügbar. Öffnen Sie das ColorSync-Dienstprogramm (suchen Sie es mit Spotlight). Klicken Sie auf die Registerkarte Filter. Duplizieren Sie den Filter „Dateigröße reduzieren“, indem Sie auf den Abwärtspfeil am rechten Rand klicken und „Filter duplizieren“ auswählen. Benennen Sie die Kopie in etwa „Dateigröße auf 150 DPI reduzieren“ um. Erweitern Sie Image Sampling im neuen Filter. Ändern Sie die Auflösung auf 150 Pixel pro Zoll und die Qualität auf Mittel. Speichern.

Wenn Sie in der Vorschau die PDF-Datei exportieren und das Dropdown-Menü „Quarzfilter“ öffnen, wird Ihr neuer Filter in der Liste angezeigt. Wählen Sie es aus. Speichern. Die Datei ist vielleicht 700 KB statt 400 KB groß, aber Text und Bilder sehen scharf aus.

Methode 3: Browserbasierte Komprimierung für exakte Zielgrößen

Wenn Sie ein bestimmtes Ziel wie 100 KB oder 500 KB benötigen, kann der Vorschau-Filter dies nicht tun, da Sie keine Größe angeben können. Wechseln Sie zu einem Browser-Tool. Der PDF Compress-Homepage Sie können ein Ziel auswählen und die komprimierte Datei in wenigen Sekunden herunterladen. Landingpages für gängige Größen wie PDF auf 500 KB komprimieren Stellen Sie das Ziel vorein, sodass Sie die Größenauswahl überspringen.

Dieser Ansatz funktioniert mit Safari, Chrome und Firefox auf dem Mac. Es funktioniert auch in Safari auf dem iPad und iPhone, sodass Sie dieselbe Datei von einem anderen Apple-Gerät komprimieren können, wenn sich der Mac woanders befindet.

Methode 4: Ghostscript auf dem Terminal (fortgeschritten)

Die Terminalmethode erfordert Homebrew und etwa zehn Minuten Einrichtungszeit, bietet Ihnen aber für immer eine detaillierte Kontrolle. Installieren Sie Homebrew von brew.sh. Dann lauf brew Ghostscript installieren. Um ein PDF zu komprimieren, führen Sie Folgendes aus:

gs -sDEVICE=pdfwrite -dCompatibilityLevel=1.5 -dPDFSETTINGS=/ebook -dNOPAUSE -dQUIET -dBATCH -sOutputFile=output.pdf input.pdf

Ändern Sie /ebook in /screen für aggressive Komprimierung oder /printer für hohe Qualität. Die Ausgabedatei landet im aktuellen Verzeichnis. Dies ist die gleiche Engine, die PDF Compress auf dem Server ausführt. Wenn Sie es lokal ausführen, verlässt die Datei den Mac nie.

Vergleich der vier Methoden an einer echten Datei

Ein Test mit einem 4,2 MB großen gescannten Zertifikat ergab folgende Ergebnisse:

• Vorschau-Standardfilter: 380 KB Ausgabe. Kleingedrucktes verschwommen.
• Vorschau des benutzerdefinierten Filters mit 150 DPI: 720 KB Ausgabe. Kleingedrucktes scharf, Bilder sauber.
• Browser-Tool mit 500-KB-Ziel: 495 KB Ausgabe. Ausgewogene Qualität, trifft das Ziel.
• Ghostscript-/eBook-Voreinstellung: 610 KB Ausgabe. Qualität ähnlich dem benutzerdefinierten Vorschaufilter.

Die richtige Methode hängt von Ihrer Priorität ab. Bei einer einzigen strengen Zielgröße gewinnt das Browser-Tool. Für unbegrenzte Läufe in guter Qualität gewinnt der benutzerdefinierte Vorschaufilter. Bei der Automatisierung gewinnt Ghostscript.

Beibehalten der Textsuche nach der Komprimierung auf dem Mac

Durch die Komprimierung wird kein auswählbarer Text aus einer PDF-Datei entfernt. Der Filter von Preview hält die Textebene intakt, ebenso wie das Browser-Tool und Ghostscript. Was die Komprimierung nicht kann, ist das Hinzufügen von Text zu einer PDF-Datei, in der dieser Text fehlt. Wenn es sich bei Ihrer Datei um einen Scan ohne OCR-Durchlauf handelt, findet Befehl F nach der Komprimierung nichts, da vorher nichts zu finden war.

Um OCR auf dem Mac hinzuzufügen, öffnen Sie das PDF in der kostenlosen Version von Adobe Acrobat Reader oder verwenden Sie den integrierten Live-Text von Apple (öffnen Sie das PDF in der Vorschau, klicken Sie in ein Bild und der Text wird auswählbar). Speichern Sie die OCR-Kopie und komprimieren Sie diese Kopie.

Häufige Probleme und Korrekturen unter macOS

Beim Komprimieren von PDFs auf dem Mac treten häufig drei Probleme auf, für die es jeweils eine einfache Lösung gibt.

• In der Vorschau wird angezeigt, dass die Datei nicht exportiert werden kann: Das PDF verfügt über einen DRM-Schutz oder ein Passwort. Entfernen Sie das Passwort zunächst über „Datei“ und „Als PDF exportieren“ oder entsperren Sie es über die Quell-App.
• Der benutzerdefinierte Quarzfilter wird in der Vorschau nicht angezeigt: Starten Sie die Vorschau neu, nachdem Sie den Filter im ColorSync Utility gespeichert haben. Einige macOS-Versionen speichern die Filterliste im Cache.
• Ghostscript-Befehl nicht gefunden: Die Homebrew-Binärdateien befinden sich nicht auf dem PATH. Laufen eval „$(brew shellenv)“ oder starten Sie das Terminal neu.

Wenn Sie auf eine bestimmte Zahl wie 100 KB komprimieren, fahren Sie mit der Geschwister-Komplettlösung fort So komprimieren Sie eine PDF-Datei auf 100 KB in dem der Zielgrößenansatz ausführlicher behandelt wird.

Häufig gestellte Fragen

Kann die Vorschau ein PDF komprimieren, ohne zusätzliche Software herunterzuladen?

Ja. Preview ist auf jedem Mac verfügbar. Datei und Export mit dem Quarzfilter „Dateigröße reduzieren“ schneidet die meisten PDFs ohne Download um 50 bis 90 Prozent.

Was ist ein Quarzfilter?

Ein Quarzfilter ist ein macOS-spezifischer Satz von Bildverarbeitungsregeln, die angewendet werden, wenn das Vorschau- oder ColorSync-Dienstprogramm ein Dokument exportiert. Der Filter „Dateigröße reduzieren“ führt ein Downsampling von Bildern durch 72 DPI und kodiert sie als JPEG neu.

Was ist auf dem Mac besser: Vorschau oder ein Online-Tool?

Vorschau gewinnt in puncto Privatsphäre weil die Datei Ihren Mac nie verlässt. Online-Tools gewinnen für exakte Zielgrößen und für Maschinen ohne Vorschau (Windows, Linux). Wählen Sie basierend darauf aus, was für diesen Job wichtiger ist.

Lässt die Vorschau den Text nach der Komprimierung weiterhin auswählbar?

Ja. Die Textebene im PDF bleibt erhalten. Nur Bilder werden neu kodiert. Befehl F funktioniert auch nach der Komprimierung noch.

Welche macOS-Versionen unterstützen den Filter „Dateigröße reduzieren“?

Jede macOS-Version seit Snow Leopard (2009). Der Filter ist Teil des Quartz-Bildgebungssystems. Wenn auf Ihrem Mac macOS läuft, verfügt er über diesen Filter.

Gibt es eine Größenbeschränkung für die Vorschaukomprimierung?

Die Vorschau verarbeitet Dateien mit einer Größe von bis zu einigen hundert Megabyte. Darüber hinaus kann der Exportdialog hängen bleiben. Teilen Sie sehr große PDFs zunächst in der Vorschau in Kapitel auf und komprimieren Sie dann jedes Kapitel.

Kann ich auf dem Mac mehrere PDFs gleichzeitig komprimieren?

Ja, über Automator. Erstellen Sie eine Schnellaktion, die den Schritt „Quarzfilter auf PDF-Dokumente anwenden“ ausführt, speichern Sie sie, klicken Sie dann im Finder mit der rechten Maustaste auf einen Ordner mit PDFs und wählen Sie Ihre Aktion aus. Jedes PDF wird an Ort und Stelle komprimiert.

Was ist schneller: Browserkomprimierung oder Vorschau?

Die Vorschau endet in etwa drei Sekunden für ein typisches PDF. Browser-Tools benötigen aufgrund der Upload-Zeit fünf bis zehn Sekunden. Vorschau gewinnt durch Geschwindigkeit, Browser gewinnt durch Genauigkeit der Zielgröße.

Ändert die Komprimierung die Art und Weise, wie das PDF gedruckt wird?

NEIN. Bei der Druckausgabe wird die Version der Bilder mit der höchsten Auflösung innerhalb der PDF-Datei verwendet, bei einer komprimierten Datei handelt es sich um die komprimierte Version. Die sichtbare Qualität auf dem Papier entspricht der Vorschau auf dem Bildschirm.

Kann ich ein komprimiertes PDF auf das Original zurücksetzen?

NEIN. Die Komprimierung erfolgt in eine Richtung. Behalten Sie die Originaldatei. Vorschau erstellt beim Export eine komprimierte Kopie; Das Original bleibt nur dann unberührt, wenn Sie es unter einem neuen Dateinamen exportieren.

Welche Methode bewahrt die Farbgenauigkeit am besten?

Der Benutzerdefinierter Quarzfilter mit 150 DPI mittlerer Qualität Hält die Farbgenauigkeit nahe am Original. Der Standardfilter „Dateigröße reduzieren“ verschiebt die Farbe leicht, da er Farbprofile während der Komprimierung konvertiert.

Wo kann ich das Team hinter diesen Leitfäden kontaktieren?

Der Kontaktseite listet das Formular und die Antwortzeit auf. Jeder Leitfaden wird vor der Veröffentlichung anhand der redaktionellen Standards der Website überprüft.

Automator-Workflow für die Batch-PDF-Komprimierung auf dem Mac

Automator verwandelt eine einmalige Vorschaukomprimierung in eine Ordneraktion, die für jede PDF-Datei ausgeführt wird, die Sie darin ablegen. Die Einrichtung dauert zehn Minuten und amortisiert sich innerhalb der ersten Woche, wenn Sie mehr als fünf PDFs pro Monat komprimieren.

Öffnen Sie Automator. Wählen Sie „Schnellaktion“ für den Dokumenttyp. Stellen Sie „Workflow empfängt“ auf PDF-Dateien ein. Fügen Sie die Aktion „Quarzfilter auf PDF-Dokumente anwenden“ hinzu. Wählen Sie den benutzerdefinierten Filter aus, den Sie zuvor erstellt haben (oder „Dateigröße reduzieren“ als Standardeinstellung). Fügen Sie „Finder-Elemente verschieben“ hinzu und verweisen Sie auf einen komprimierten Ordner in Ihren Dokumenten. Speichern Sie den Workflow unter einem Namen wie „PDF auf 150 DPI komprimieren“.

Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine beliebige PDF-Datei im Finder, wählen Sie „Schnellaktionen“ und wählen Sie Ihren Workflow aus. Die komprimierte Kopie erscheint im Ordner „Komprimiert“. Wählen Sie mehrere PDFs aus und führen Sie die Aktion einmal aus, um sie alle in einem einzigen Durchgang zu bündeln.

Vorschaueinschränkungen, die Sie kennen sollten

Die Vorschau verarbeitet die meisten PDFs, stößt jedoch auf drei Kategorien.

• Passwortgeschützte PDFs: Die Vorschau kann sie anzeigen, wenn Sie das Passwort kennen, aber den Komprimierungsfilter erst anwenden können, wenn Sie zuerst eine entsperrte Kopie speichern.
• PDFs mit Formularfeldern: Bei der Komprimierung durch die Vorschau bleiben Felder normalerweise erhalten, aber gelegentlich werden sie zu Bildern reduziert. Testen Sie es zunächst an einer Kopie, bevor Sie es auf das Original anwenden.
• PDF/A-Archivdateien: Durch die Komprimierung von Preview wird die PDF/A-Konformität beeinträchtigt. Für juristische Archive benötigte Dateien sollten unkomprimiert bleiben oder ein PDF/A-fähiges Tool verwenden.

Für Jobs, die die Vorschau nicht sauber verarbeiten kann, wechseln Sie zum Browser-Tool mit einer Zielgröße. Damit sind passwortfreie PDFs der meisten Arten möglich.

Komprimiert Preview PDFs, die aus Pages oder Numbers gespeichert wurden?

Ja. Jede PDF-Vorschau kann geöffnet und komprimiert werden. Pages- und Numbers-Exporte bewältigen die Komprimierung gut, da sie Standard-PDF-Schriftarten und -Bilder verwenden.

Welche macOS-Version bietet die beste Vorschaukomprimierung?

macOS Sonoma und höher Schiff mit dem stabilsten Quarzfiltermotor. Ältere Versionen funktionieren, erzeugen jedoch gelegentlich PDFs mit beschädigten Farbprofilen in komplexen Quelldateien.

Kann ich die Vorschaukomprimierung mit einem anderen Tool verketten?

Ja. Führen Sie zuerst „Dateigröße reduzieren“ in der Vorschau aus und verarbeiten Sie dann die Ausgabe über Ghostscript oder ein Browser-Tool, wenn die Größe immer noch zu groß ist. Durch die Komprimierung in mehreren Durchgängen werden jedoch JPEG-Artefakte gestapelt. Verwenden Sie sie daher nur, wenn ein einzelner Durchlauf das Ziel nicht erreichen kann.

Welche Mac-App erzeugt die kleinste PDF-Ausgabe?

Ghostscript mit der Voreinstellung /screen erzeugt die kleinsten Dateien, jedoch auf Kosten der sichtbaren Bildqualität. Für eine ausgewogene Ausgabe übertrifft das Browser-Tool mit einer bestimmten Zielgröße jede Mac-native Option, da es die Einstellungen automatisch durchläuft.

Kann Preview einen Teil einer PDF-Datei statt der gesamten Datei exportieren?

Ja. Öffnen Sie die PDF-Datei, zeigen Sie die Miniaturseitenleiste an (Befehlsoption 2), wählen Sie die gewünschten Seiten aus und ziehen Sie sie dann auf den Desktop oder verwenden Sie „Datei“ und dann „Drucken“. Das Ergebnis ist eine kleinere PDF-Datei, die nur diese Seiten enthält und von diesem reduzierten Ausgangspunkt aus weiter komprimiert wird.

Funktioniert die Vorschaukomprimierung offline?

Ja. Die Funktion „Dateigröße reduzieren“ von Preview läuft vollständig auf dem Mac. Kein Internet erforderlich. Das ist der Hauptgrund, es auch nach der Installation von Ghostscript im Toolkit zu belassen.

Probieren Sie zuerst den benutzerdefinierten Quarzfilter aus. Wenn die von Ihrem Portal geforderte Größenbeschränkung immer noch nicht erreicht wird, kehren Sie zum Browser-Tool mit einem bestimmten Ziel zurück und überprüfen Sie, ob die Ausgabe bei dieser Größe akzeptabel aussieht.